Главная Карта сайта Обратная связь RSS

Оформление и ведение личных дел сотрудников

12 августа 2014, просмотров: 7268, Раздел: Бизнес-статьи    

8003_oformlenie_i_vedenie_lichnyh_del_sotrudnikov.jpg (68.15 Kb)Ведение личных дел сотрудников обязательно только для служащих государственных учреждений. Остальные юридические лица и предприниматели могут их составлять по желанию или требованию организации. Предприниматель должны вести дела работников по унифицированной форме, это форма Т-2.

Несмотря на то, что законодательством необходимость заводить личное дело сотрудника не прописана, многие всё же используют такую практику, ведь, это удобно. Вся информация о каждом работнике, содержится в одном месте и может быть получена в самые короткие сроки без привлечения сотрудника лично. Ведётся личное дело работником отдела кадров или сотрудником, на которого возложена эта обязанность.

Оформление личного дела сотрудников

Формирование личного дела

Начинается эта работа с того момента, когда работник приходит на новое место. Стандартные требования предусмотрены только для государственных учреждений, остальные делают это так, как заведено в организации. Как правило, личное дело сотрудника ведут в папках-скоросшивателях, куда по мере поступления новых документов они вшиваются в хронологическом порядке.

Первыми документами становятся те, которые предоставляются при поступлении на роботу. В дальнейшем, оно пополняется. Сюда подшивают все приказы и прочие документы, которые непосредственно относятся к тому или иному лицу. А вот заявления и т.д., сделанные в устной форме, не являются достаточным основанием для внесения в дело.

Оформление личного дела сотрудника: титульный лист

Только к нему предъявляются общие требования. Так, номер, под которым ведут определённое дело, проставляют в верхнем правом углу, в нижнем левом, указывают дату заведения и окончания, а так же сроки хранения и количество листов в них. В средине листа указывают название структурного подразделения и название самого предприятия. Ниже пишут «Личное дело №..», понятно, что этот номер должен совпадать с проставленным выше, затем ФИО работника.

Оформление личного дела: состав документа

В документы, которые обычно содержатся в личном деле сотрудника



1. Заявление, на основании которого сотрудник был принят на работу.
2. Автобиография и/или анкета работника.
3. Трудовой договор/контракт/соглашение.
4. Резюме, предоставленное при приёме на работу.
5. Личный лист (с дополнениями) по учёту кадров.
6. Копии документов, подтверждающих образование сотрудника.
7. Аттестационные листы.
8. Рекомендательные письма и характеристики, если такие требуются.
9. Копии всех документов (паспорт, свидетельства о браке, документы о рождении детей и т.д.).
10. Копии документов, подтверждающие утверждение на должности.
11. Копии документов о приёме на работу, переводах, увольнении или выписки из них.
12. Копии документов о награждениях и взысканиях.
13. Должностные инструкции.
14. Любые другие документы, которые имеют непосредственное отношение к сотруднику.
15. Опись всех имеющихся документов, с указанием их порядковых номеров, датах их присоединения, номерах порядковых листов, об их индексах.

Ведение личных дел

При оформлении так же нельзя забывать, что личные дела, это документы строгой отчётности. Они хранятся отдельно от других документов (в т.ч. трудовых книжек). Хранят их в металлических шкафах или сейфах. В этих документах содержаться персональные данные, которые строго охраняются законодательством, поэтому доступ к ним ограничен.

Каждый документ передаётся ответственной особе под роспись. Ведутся дела на основании отдельного документа, выданного руководителем предприятия. Тут указаны ответственные лица за их подготовку и хранения, а так же прядок их выдачи и ознакомления.

Личное дело остаётся на предприятии и после увольнения и храниться в архиве, так же в сейфах или шкафах, в течении семидесяти пяти лет. А дела руководителей должны храниться бессрочно.

Право на ведение личных дел имеет только ответственный сотрудник, и только он может выдать документ на ознакомление. Только ответственный сотрудник имеет право вносить любые необходимые изменения, а изымать документы из личного дела или вносить в него неправомерные правки не может никто.

Ознакомиться с делом может только тот, на кого оно заведено, причём обязательно в присутствии работника, который отвечает за личные дела. После ознакомления, ответственный проверяет, не были ли внесены правки в дело и все ли документы на месте. Даже факт ознакомления необходимо отразить во внутренней описи. Все эти требования необходимо учесть тем, кто ведёт оформление и ведение личных дел сотрудников.





Поделиться в социальных сетях:

Подпишись на ежедневную рассылку лучших статей!

Вы можете отписаться в любой момент

Похожие материалы:







РАЗМЕСТИТЬ ФРАНШИЗУ
добавить франшизу в каталог
РАЗМЕСТИТЬ РЕКЛАМУ
стоимость размещения рекламы
BBCont.ru 2011-2018 l Все для вашего бизнеса: бизнес идеи и бизнес планы, бизнес книги, бизнес статьи Копирование материала приветствуется при наличии активной ссылки на bbcont.ru

Администрация сайта не несет ответственность за предоставленную информацию.
18+